Convocatoria de junta general por email

Convocatoria de junta general por email

El problema de una Convocatoria de junta general por email

Para celebrar debidamente una junta general de socios y conseguir la validez de los acuerdos que se adopten, debe convocarse a todos los socios indicando aspectos esenciales como: el nombre de la sociedad, fecha y hora de la reunión, orden del día o cargo de la persona que realiza el anuncio de convocatoria.

La dinámica de las sociedades se complica cuando existe conflicto entre los socios, que puede dar lugar a la impugnación de los acuerdos adoptados en la junta general por parte del socio discrepante.

No realizar la convocatoria en la forma debida, constando su recepción por parte de todos los socios, y respectando los requisitos legales; es una de las herramientas utilizada de forma más habitual por el socio discordante para conseguir la nulidad de los acuerdos aprobados.

De ahí la importancia que tiene para cualquier empresa cerciorarse que los métodos de comunicación a los socios se emplean de forma garantista, impidiendo que cualquiera de ellos pueda impugnar los acuerdos sociales por defectos en la convocatoria.

Las comunicaciones por email son el método más común de notificación en las relaciones personales a día de hoy, pero no garantizan la recepción del destinatario como lo hace un burofax con acuse de recibo.

Por ello nos planteamos en este estudio la posibilidad de que una empresa utilice las notificaciones por email como método válido de convocatoria, analizando en qué medida garantiza protección frente a conflictos de socios que puedan conducir a una futura impugnación de los acuerdos sociales adoptados en la junta general.

Aspectos legales a tener en cuenta

El art. 173 de la Ley de Sociedades de Capital (“LSC”) establece la forma de la convocatoria de la Junta en los siguientes términos:

  1. “La junta general será convocada mediante anuncio publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido creada, inscrita y publicada en los términos previstos en el art. 11 bis. Cuando la sociedad no hubiere acordado la creación de su página web o todavía no estuviera ésta debidamente inscrita y publicada, la convocatoria se publicará en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.
  2. En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para notificaciones.
  3. Los estatutos podrán establecer mecanismos adicionales de publicidad a los previstos en la ley e imponer a la sociedad la gestión telemática de un sistema de alerta a los socios de los anuncios de convocatoria insertados en la web de la sociedad”.

Hubiera sido deseable que la norma fuese más precisa y se pronunciase de forma expresa sobre la posibilidad de realizar notificaciones por email, tratándose de la fórmula más común de comunicación en la actualidad y considerando que la LSC fue aprobada mediante Real Decreto de 2010.

Queda claro en todo caso que la Ley permite a cada empresa regular en sus estatutos sociales la forma oportuna para efectuar las notificaciones, aunque parece imponer como requisito que la comunicación asegure la recepción del anuncio por todos los socios.

Interpretación de la ley comentada

El apartado 2 del artículo reproducido ha sido interpretado por la Dirección General de Registros y del Notariado de manera flexible. Ante las dudas planteadas por múltiples Registros Mercantiles, la Dirección General ha sentado las siguientes líneas doctrinales:

  • La convocatoria de Junta General mediante correo electrónico es un medio permitido por la LSC siempre que cumpla el requisito de que asegure la recepción del anuncio por todos los socios (Resolución de 16 de abril de 2005).
  • Esa seguridad en la recepción se consigue por ejemplo, mediante la solicitud de confirmación de lectura, o determinados medios que permitan obtener prueba de la remisión y recepción de la comunicación mediante el uso de firma electrónica (Resolución de 28/10/2014).
  • Este medio de convocatoria implica un comportamiento activo consistente en poner en conocimiento de la sociedad una dirección electrónica en la que se efectuarán las preceptivas convocatorias (Resolución de 4 de junio de 2011).

Puede recomendarse como medida adicional, que esas comunicaciones de direcciones de correo electrónico se incluyan en el Libro de Socios, como elemento relevante de localización y comunicación.

De esa forma recaerá sobre el socio la obligación de comunicar a la empresa el cambio de su dirección de email, lo cual podría tener su importancia para acreditar su mala fe si en el futuro niega haber sido convocado debidamente a la junta general por no utilizar una antigua dirección de email.

Actualmente los pactos de socios incluyen con frecuencia los medios de notificación a cada uno de ellos, pero estas clausulas garantistas y pactos entre socios no son tan frecuentes en sociedades que llevan tiempo operando.

A la vista de lo expuesto cabe la posibilidad de modificar convenientemente los estatutos, y en concreto la regulación de la convocatoria de Junta General, instaurando el sistema de comunicación personal por correo, siempre que se respeten los requisitos legales y que no existan circunstancias particulares que lo desaconsejen.

Siendo esta la opción de la empresa se recomienda requerir al socio el acuse de recibo o instaurar un mecanismo telemático de acuse de recibo. Conviene en todo caso analizar el caso concreto para elaborar el asesoramiento correspondiente, especialmente cuando existe divergencia de intereses entre unos socios y otros.

Convocatoria de junta general por email – Conclusiones

  • Aunque la LSC no lo contempla de forma expresa, la doctrina mayoritaria hace una interpretación flexible de la norma concluyendo la posibilidad de efectuar notificaciones y convocatorias a los socios por email.
  • Para que la sociedad pueda realizar convocatorias a junta general por email deberá modificar los estatutos según corresponda.
  • La convocatoria efectuada por email deberá respetar la totalidad de requisitos impuestos al efecto por la LSC. Puede encontrarse más información al respecto en nuestro artículo La convocatoria a junta general como derecho del socio
  • Se recomienda aplicar medios garantistas de convocatoria a junta general cuando existen conflictos de socios.

José Luis Casajuana Ortiz
Socio de J. L. Casajuana y responsable del área internacional