Control y uso de medios informáticos de trabajadores ausentes

Control y uso de medios informáticos de trabajadores ausentes

Nos hemos encontrado circunstancias en las que la Dirección Empresarial ha visto la necesidad de acceder al ordenador y a las cuentas de correos corporativos de los empleados que se encuentran ausentes (vacaciones, incapacidad,…), y sin embargo nunca se llegó a irrumpir a pesar del imperioso deber de realizar las funciones, todo ello por la prudencia de no cometer una posible vulneración de derecho a la intimidad del trabajador.

En primer lugar, hay que tener en cuenta que el ordenador es un instrumento de trabajo que la empresa pone a disposición del trabajador, resultando contrario a la buena fe que debe regir en toda relación laboral el hecho de que éste se utilice para fines personales.

Dando por supuesto lo anterior, un trabajador que encontrándose, por ejemplo, en  situación de Incapacidad Temporal e ignorando el tiempo que va a estar sin acudir al centro de trabajo, está sobradamente justificado que otro compañero se haga cargo de realizar su trabajo utilizando para ello su cuenta de correo corporativa y los archivos informáticos que venía manejando el ausente.

Existe sobrada jurisprudencia en la que éste hecho, en caso de estar justificado, no incurre en ninguna violación del derecho a la intimidad del trabajador, al entender que el empresario está habilitado para controlar la utilización de los medios informáticos, siempre que se respete la dignidad del trabajador y apelando a la buena fe.

El fragmento de Sentencia del Tribunal Supremo, que si bien resuelve un caso sobre despido, sí incide en que las pruebas se obtuvieron visualizando la información que un trabajador contenía en su ordenador, no considerando éste hecho como vulneración de derecho a la intimidad del mismo:

Como puso de manifiesto el TS en sentencia de 8 de marzo de 2011, las medidas de control sobre los medios informáticos puestos a disposición de los trabajadores se encuentran, en principio, dentro del ámbito normal de esos poderes contractuales: el ordenador es un instrumento de producción del que es titular el empresario y éste tiene, por tanto, facultades de control de la utilización, que incluye lógicamente su examen.

El control del uso del ordenador facilitado al trabajador por el empresario se regula por el art. 20,3 ET y a este precepto hay que estar con ciertas matizaciones. Refiriéndose la primera de ellas a los límites de ese control y en esta materia el precepto citado remite a un ejercicio de las facultades de vigilancia y control que guarde, en su adopción y aplicación, la consideración debida a la dignidad del trabajador, lo que también remite al respeto a la intimidad.

Siendo necesario, al respecto, recordar la existencia de un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores; tolerancia que crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos, expectativa que no puede ser desconocida, aunque tampoco convertirse en un impedimento permanente del control empresarial , porque, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer este respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio.

Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con la exigencia de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios e informar a los trabajadores de que va a existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.”

Es por todo ello por lo que la correcta forma de actuar sería comunicarse con el empleado afectado por la incapacidad temporal, a ser posible a través de correo electrónico, ya que no sabemos en qué situación se encuentra, para solicitar colaboración facilitando las claves, tanto del ordenador como de su correo electrónico, alertándole de la necesidad de poder realizar sus funciones en tanto en cuanto se encuentre en situación de incapacidad temporal, y comunicándole, en su caso, que será intervenido su ordenador a los únicos efectos de extraer la información imprescindible para poder realizar su trabajo, y que obra únicamente en su disco duro.

En caso de ausencia de colaboración, y con la previa solicitud, se podrá acceder al ordenador y acometer las funciones laborales.

Si la empresa ha trasladado a los trabajadores, bien por escrito, o mediante circulares, la normativa del uso de los ordenadores, prohibiendo su utilización para fines particulares, o informado de controles periódicos para verificación de su uso, no sería necesario requerir al trabajador y de hacerlo, se consideraría solo una muestra de buena fe por parte de la empresa.


Cristina Redondo Pizarro

Directora del Departamento de Derecho Laboral